Cómo implementar la facturación electrónica de forma exitosa


La facturación electrónica es la creación, envío, recepción, procesamiento y almacenamiento de documentos de transacciones comerciales entre proveedores y compradores. Esta suele ser confundida con la facturación digital, pero una verdadera facturación electrónica es aquella en la que todo se realiza de forma completamente electrónica para que los datos del proveedor puedan ser integrados directamente en el sistema del comprador. Esta representa beneficios tanto para proveedores como para compradores.


Sin embargo, para gozar plenamente de los beneficios que ofrece esta forma de facturación, es importante que esta se ejecute e integre de forma adecuada a los negocios que la acogen. Continúe leyendo este artículo para enterarse acerca de los pasos cruciales para implementar la facturación electrónica en su negocio.

Requisitos y preparación para facturar electrónicamente


Es fundamental que las empresas se cercioren de cumplir con ciertos requisitos y pasos para poder implementar correctamente la facturación electrónica. Es básico que cumplan con lo siguientes aspectos:


- Configuración de un software de facturación electrónica, ya sea de forma interna o con un proveedor electrónico.


- Registro ante la autoridad fiscal.


- Asegurar que el nuevo proceso y sistema de facturación electrónica cumpla con los datos, formatos, requisitos generales y estructuras XML detalladas para las facturas.


- Integración de la recepción, el proceso de facturación electrónica y otros documentos asociados en los flujos de trabajo contables existentes.


Pasos para implementar la facturación electrónica en su empresa


1- Establecer el alcance del proyecto: Integrar la facturación electrónica a su empresa es sencillo, pero eso no quiere decir que no encontrará obstáculos en el camino. Esta transición de un método a otro necesita de la aceptación de los departamentos involucrados. Es por ello, que la integración de la facturación electrónica requiere de un patrocinador del proyecto, que garantizará el más alto nivel de compromiso en toda la organización.


Hacer la transición hacia la facturación electrónica requiere de un tratamiento como si de un proyecto se tratara, es decir, requiere de un análisis profundo de los requisitos para la misma, así como el alcance y los objetivos que se quieren lograr implementado esta herramienta, ya que le permitirá enfocar sus operaciones hacia los resultados finales.


2. Análisis de los requisitos necesarios para su implementación: No todas las empresas son iguales, y por ende, tampoco sus necesidades. Es necesario que usted haga una lista de los requisitos y expectativas respecto al rendimiento del software electrónico que requiere.


3. Valide su proveedor electrónico o software de facturación electrónica: Además de registrarse como facturador electrónico, su proveedor de servicios electrónicos también debe tener la experiencia y capacidad para controlar y cumplir con los desafíos legales y comerciales que la facturación electrónica implica. En cuanto al software en sí, procure seleccionar uno que tenga la capacidad para intercambiar el documento entre los proveedores y los clientes, ya que sus estándares actuales pueden variar según sus sistemas contables. El sistema debe ser capaz de trabajar con diferentes tipos de documentos, desde puntos de venta, notas de débito, notas de crédito hasta instrucciones de pago durante todo el proceso de facturación.


4. Ejecución de la solución electrónica: Es el momento de implementar la solución técnica de facturación electrónica acordada. Además de los pasos previos, usted deberá notificar a todas las partes afectadas y proporcionar capacitación adecuada a su personal. Proporcionar guías y manuales es una opción para mantener a todos en el camino correcto en el futuro.


5. Hacer seguimiento de la efectividad del proceso: En este punto, con el sistema ya implementado, usted debe decidir si el nuevo software cumple o no con los estándares, rendimientos y beneficios esperados y determinados al inicio de la transición. Igualmente, debe identificar los puntos débiles para mejorarlos.


La integración de la facturación electrónica no es complicada, pero sí requiere de un proceso ordenado y unos requisitos con los que debe cumplir. ¡Asegúrese de cumplir con ellos y obtenga los beneficios que le puede brindar la facturación electrónica a su negocio!


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