¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?


Al utilizar la facturación electrónica, el cliente puede procesar las facturas entrantes en un proceso continuo y automatizado: desde el registro de las facturas entrantes hasta la reserva final.


El proceso de recepción de facturas digitales se puede clasificar en tres pasos: recepción, preparación y procesamiento:


Recibo: las facturas se reciben automáticamente a través de diferentes canales de entrada.


Preparación:después de la recepción de la factura, el contenido de la factura se convierte en un estándar interno. Las facturas electrónicas, que ya contienen datos estructurados, se convierten. Las facturas en papel escaneadas y las facturas en PDF se identifican y extraen utilizando el software de reconocimiento de texto / OCR.


Procesamiento: los datos de la factura preparados se enriquecen con datos maestros y de pedido del sistema ERP y se verifican automáticamente para referencia de pedido, desviaciones de cantidad y precio o reglas específicas de país. En el mejor de los casos, las facturas se pueden transferir automáticamente para su publicación. Todas las demás facturas deben enviarse a un proceso integrado de aclaración o aprobación.

Se registran todos los pasos por los que pasa una factura en el proceso de verificación. El contenido de la factura requerido para la reserva se transfiere al sistema ERP del cliente. La factura, los archivos adjuntos en el proceso de edición, los protocolos de conversión y edición deben archivarse de manera a prueba de revisión de acuerdo con los requisitos nacionales aplicables.


Facturación electrónica global

Debido a las regulaciones gubernamentales, las compañías activas internacionalmente están cada vez más obligadas a crear y enviar sus facturas electrónicamente. Pero cada país tiene diferentes regulaciones legales. Las regulaciones globales de facturación electrónica correspondientes ya existen en más de 65 países en todo el mundo y el número está aumentando.


Las variedades en muchos países con sus respectivas regulaciones y especialidades locales hacen que la facturación electrónica internacional sea compleja. En casi todos los 65 países en los que las regulaciones de facturación electrónica ya se aplican hoy en día, existen diferencias sutiles en qué datos deben recopilarse, cómo deben recopilarse y qué requisitos debe cumplir la firma digital. Sin embargo, existen básicamente dos tipos de reglas para la facturación electrónica, comúnmente conocidas como despacho y auditoría posterior.


Regulaciones de autorización: los países reguladores requieren que las facturas a las compañías en el país respectivo se liquiden a través de una autoridad reguladora intermediaria, de modo que, entre otras cosas, los controles en tiempo real sean posibles. Estos controles en tiempo real generalmente incluyen firmas digitales. La regla de autorización se aplica, por ejemplo, en México, Brasil, Italia, Turquía, Portugal, España y Hungría.


Posterior a la auditoría: las normas en el país respectivo especifican un período mínimo durante el cual se deben mantener versiones electrónicas de las facturas para una posible verificación automática. El procedimiento posterior a la auditoría se utiliza en la UE con algunas excepciones.


Por otro lado, las regulaciones internacionales están cambiando a un ritmo rápido. Los países que requieren facturación electrónica en cualquier forma están en constante aumento y numerosos detalles regulatorios de países individuales que deben observarse aumentan la complejidad de la facturación electrónica para las empresas activas internacionalmente.


Uno de los mayores desafíos en los negocios internacionales es mantenerse al día con los cambios regulatorios.


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