El lado no digital de las transformaciones tecnológicas


La constante búsqueda de eficiencia, escalabilidad, control y éxito de los negocio ha llevado a la constante búsqueda de innovación. Las empresas ambiciosas han formando círculos de liderazgo donde el término “transformación digital” se ha convertido en la carta de presentación de las empresas o la forma en que tratan de diferenciarse y darle valor a su negocio.


No obstante, no es solo la búsqueda del éxito la que lleva a las organizaciones a incorporar las tecnologías a su negocio, también se ha vuelto una necesidad generalizada la adopción de las mismas, especialmente en los procesos operativos del departamento de finanzas y contabilidad. La forma en que las empresas trabajan y se comunican están cambiando, ofrecer un servicio que se base en actividades “serviles” no es lo que se espera por parte de las organizaciones, ya que resulta negativo y más cuando existe la capacidad de resolverlo con herramientas tecnológicas.


Sin embargo, un punto en el que deben enfocarse y no deben descuidar es el lado no digital que por lo general no es casi tomado en cuenta cuando se hace la gestión de cambio hacia actividades electrónicas.

La compra lo es todo


Parte importante del proceso de transformación tecnológica es la aceptación de la misma dentro de la organización por parte de los empleados, esto es la clave del proceso. Estamos en un mundo multifuncional y la transformación puede ocurrir antes de haber estudiado el integrarla, y que esta ya tenga presencia dentro de su negocio. Esto se traduce en un éxito cuando todos participan conjuntamente en la adopción de la misma y no en serie, ya que el ciclo de innovación se acorta.


Un ejemplo de ello es en cuentas por pagar, donde se requiere obligatoriamente la aceptación de la cadena de operaciones para el buen funcionamiento de la tecnología. Los involucrados en este departamento son: El controlador y el CFO, quienes realizan las tareas AP, los probadores de cuentas por pagar internas que deben aprender del nuevo proceso y los proveedores o la cadena de suministro que pueden verse afectados por los cambios.

CFO y Buy-In del controlador


En el caso del CFO o el controlador, este es quien lidera el cargo, por lo que su aceptación es fundamental. El tener que convencerlo implica un sobreesfuerzo por el que no debería de pasar. Lo básico es abordar los beneficios y la transformación inherentes a todos los proyectos de transformación digital: capacidad para escalar el lado operativo sin agregar personal, mayor captura de datos e información, empleo de mejores técnicas para el control y cumplimiento financiero, entre otros. Otra parte importante son los miembros del equipo financiero senior, ya que son los interesados en los proyectos de transformación digital, sin ellos, el proceso es probable que no funcione igual.

La participación externa y su aseguración


La adopción de la de tecnología puede ser un éxito por parte del público interno de su organización, sin embargo, puede tener un efecto muy distinto en su público externo. Lo bueno es que en las cuentas por pagar hay una esencialidad para el proveedor. Estos requieren sus pagos, y en general, desean asegurarse de que su cliente esté satisfecho. Esto aumenta la posibilidad de que se adapten a la transformación digital para mantener positivas las relaciones con su empresa.


Algunas de las formas de motivar a los proveedores a participar en una nuevo modelo de cuentas por pagar son: la creación de un portal 24/7 que agilice la incorporación de las tareas relacionadas, automatización de las notificaciones relacionadas a los pagos, envío y carga de facturas facilitado, opción de múltiples métodos de pago más allá del cheque, transformación digital de las cuentas por pagar, entre otros.


La transformación digital no se trata solamente de introducir tecnologías a su negocio, sino de hacer todo lo necesario tras bastidores para que esta funcione adecuadamente. Esta no se limita solo a los empleados de su organización, sino a sus clientes y a la experiencia que esta le brinda.


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