Facturas electrónicas


La facturación electrónica es un sistema de procesamiento de transacciones de bajo costo que aprovecha la tecnología de la información para transformar un proceso de facturación manual y en papel en una versión electrónica más rápida y eficiente de mensajería de datos y mantenimiento de registros.


Con la facturación electrónica, la factura en papel tradicional se reemplaza por una versión electrónica, que elimina muchas de sus desventajas y mantiene la factura como un documento intacto.


Guía de implementación


La idea de las facturas electrónicas se deriva del creciente enfoque en el comercio sin papel, definido libremente como transacciones comerciales que implican el intercambio de datos a través de medios electrónicos. Requiere que todos los participantes en la actividad comercial realicen e implementen un proceso estándar de intercambio y aceptación de contratos o facturas que documenten transacciones.


Dependiendo de la naturaleza de la transacción, el proceso de comercio sin papel puede involucrar a una serie de agentes, como aseguradores, organizaciones de transporte, departamentos de impuestos especiales y aduanas, bancos y organizaciones financieras. Las autoridades gubernamentales (compensación, clientes, impuestos especiales, departamentos fiscales) juegan un papel importante en esta cadena. Por lo tanto, para facilitar una mayor eficiencia entre todos los participantes, estos departamentos públicos deben establecer ciertos estándares con respecto a los componentes y formatos de facturas / facturas electrónicas, sus procesos de transmisión y su estado legal.


Los diferentes procesos en el ciclo completo de facturación electrónica incluyen:


-Transformación de un documento en papel a una versión electrónica.

-Creación de una factura electrónica.

-Transmisión de la factura electrónica.

-Recepción de la factura electrónica.

-Entrada automatizada en el sistema contable del comprador.

-Validación de la entrada en el sistema contable.

-Selección del método de pago.

-Gestión de disputas.

-Aprobación final para el pago.


Beneficios


Desde una perspectiva logística, las facturas electrónicas ayudan a reducir la cantidad de papel utilizado para documentar y almacenar información de transacciones. A través de la facturación electrónica, los vendedores pueden prescindir de una serie de procesos manuales, como imprimir, enviar por correo, documentar, almacenar y conciliar facturas en papel.


La adopción de estándares de facturación electrónica ofrece una transferencia de datos más rápida y eficiente, reduciendo así la duración de los ciclos de facturación. Las notificaciones y actualizaciones oportunas sobre el estado de la factura, la transmisión más rápida de las facturas para la aprobación de los pagadores y los sistemas de gestión de disputas más rápidos producen un mejor servicio al cliente.


Los pagadores reciben actualizaciones periódicas sobre el estado de las facturas y los plazos de pago, lo que les permite estimar la salida de efectivo con mayor certeza, lo que les ayuda a lograr una gestión de capital de trabajo mejor y más eficiente.

Una buena ilustración es la capacidad de otorgar descuentos por pagos rápidos. Algunos proveedores ofrecen descuentos si las facturas que emiten se pagan rápidamente.


Muchos clientes desean aprovechar estos descuentos. Los beneficios de la facturación electrónica se han limitado "hasta hace poco" a las grandes empresas debido a las importantes aplicaciones de infraestructura necesarias para ejecutar transacciones de facturación electrónica sin inconvenientes. Los beneficios asociados con la facturación electrónica ahora están llegando a las pequeñas y medianas empresas (PYME) por las siguientes razones:


-La evolución de los modelos alojados y de software como servicio (SaaS) ha reducido significativamente el costo inicial de implementar soluciones automatizadas y ha reducido la molestia de mantenerlas.

-Las capacidades de descuento por pago anticipado y financiamiento de la cadena de suministro que ofrecen las redes de facturas electrónicas están brindando enormes beneficios estratégicos en torno a las mejoras del capital de trabajo.


Los valores intrínsecos relacionados con la adopción de la facturación electrónica están alentando a muchos países a aplicar dichos métodos, especialmente en nombre de las pequeñas y medianas empresas nacionales.

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