Hacer más en menos tiempo: La facturación electrónica


La forma en que las empresas trabajan y se comunican hoy en día no es la misma de antes, y en el caso de la gestión administrativa, es la facturación electrónica la que ha revolucionado esta área en muchos aspectos. El proceso con el que se inició (y que aún muchos lugares siguen empleando) es la facturación convencional, es decir, el papel y manual; el problema con este método de facturación es que es demasiado susceptible a errores y con él ineficiencias en todos los niveles.


Con la facturación manual el personal de las empresas de esta área dedica mucho tiempo a esta actividad cuando podría ser redirigido a tareas más productivas al adoptar la facturación electrónica para que automatice estas tareas que no representan la actividad central de su negocio.


Continúe leyendo este artículo y conozca más sobre lo que la facturación tiene para ofrecerle a su empresa, así como consejos para evitar ser víctima de métodos y proveedores de facturación electrónica impostores sin una real experiencia automatizada.

El costo de facturar manualmente


Usted como empresario tomará mayor conciencia de lo significativa que puede llegar ser la facturación electrónica para su negocio si se toma el tiempo para comprender lo costoso que le puede ser seguir facturando de forma manual. A continuación le presentamos tan solo algunos de los aspectos en los que le puede resultar costoso seguir operando las facturas de forma manual; que aunque parezcan mínimos, a largo plazo representan una cantidad considerable para su administración contable:


-Pérdida de tiempo y productividad humana por la aprobación manual de facturas.

-Entrada de datos por error humano no corregida.

-Pérdida de tiempo y recursos gracias a la corrección de esos errores.

-Alto riesgo de facturas fraudulentas y estafas.

-Duplicación de entradas manuales que conducen a pagos duplicados.

La facturación electrónica: salvando su negocio de la ineficiencia


Facturar de forma tradicional puede llegar a resultar frustrante debido a los aspectos mencionados y muchos otros más, los cuales representan una pérdida de tiempo, recursos, productividad y eficiencia. Sin embargo, no tiene por qué rendirse con su gestión financiera, ya que para ello existen una solución: la facturación electrónica (una herramienta tecnológica con un gran potencial para mejorar la gestión administrativa de su negocio).


Facturar electrónicamente es sinónimo de automatización por lo que esta implica. Al hablar de facturación electrónica estamos hablando de un software como un servicio y método de operación a la vez. Esta se diferencia por su centralidad estratégica, donde toda la información clave del proceso de la misma y de la relación con los proveedores es cargada en una base de datos de almacenamiento en la nube a la cual puede acceder desde cualquier lado y de forma centralizada Esto quiere decir que los empleados de distintos departamentos tienen acceso al mismo cuerpo de información general y a su vez tienen la posibilidad de extraer los fragmentos de datos e información que son importantes que competen a su departamento y operaciones.


En pocas palabra, la facturación elimina por completo el tiempo y la carga de recurso de los empleados (automatización) conduciendo a la productividad.


La automatización es necesaria


Se sabe que lo que diferencia a la facturación electrónica de los demás tipos de facturación, es su centralidad basada en la nube y su eliminación total de los procesos manuales (automatización) y en papel. Si usted desea facturar electrónicamente debe cerciorarse que la solución electrónica por la que está optando cumple con estos aspectos.


Algunos métodos que son confundidos con la facturación electrónica y definitivamente no lo son, es la facturación por correo y el software OCR (reconocimiento óptico de caracteres). La facturación por vía e-mail solo enviará un correo electrónico pero no su factura, haciendo una entrega diferente ya que la factura deberá imprimirse o transcribirse aún de forma manual a los registros de la empresa por algún empleado, lo que puede generar errores e ineficiencia. En el caso de un software OCR en un contexto no automatizado, requiere de la transcripción y registro rápido de las facturas enviadas por correo físico o PDF vía e-mail manualmente, ya que un empleado debe verificar manualmente la información que resulta, nuevamente, en pérdida de tiempos y recursos.


Usted como empresario debe asegurarse que de verdad está optando por un método de facturación electrónica que cumple con los estándares de la misma y no sea solo un intento de digitalización del proceso que termina siendo manual igualmente. Con la facturación electrónica usted debería poder automatizar las actividades relacionadas a la creación, envío, recibo y almacenamiento de la factura electrónica para poder hacer más en menos tiempo.


2 vistas
SECCIONES
Portal Distribuidor
© 2019 RG Consulting. Todos los derechos reservados.
WhatsApp-float.png