La automatización de procesos comerciales


La automatización de procesos de negocio es una forma directa y efectiva de comenzar en ese camino.


¿Qué es la automatización de procesos de negocio?


La automatización de procesos comerciales es el uso de tecnología para ejecutar tareas o procesos recurrentes en un negocio donde el esfuerzo manual puede ser reemplazado. Se hace para lograr la minimización de costos, una mayor eficiencia y procesos optimizados.


La automatización de procesos de negocios no debe confundirse con la administración de procesos de negocios, que es una disciplina más amplia que involucra la administración de procesos complejos de toda la organización utilizando diferentes metodologías.


Ejemplos de automatización de procesos comerciales


Para una mejor comprensión de la automatización de procesos de negocio, veamos algunos casos de uso.


Incorporación de empleados


Si bien la contratación de empleados puede parecer un proceso sin complicaciones, implica múltiples tareas. Completar formularios de información de empleados, configurar sesiones de iniciación, organizar sesiones de capacitación, configurar cuentas bancarias, recopilar documentos relevantes y asignar mentores son solo algunas de las actividades involucradas.


Sin automatización, todo el proceso puede volverse bastante caótico y resultar en:


-Papeleo interminable.

-Perder algunas tareas.

-Insatisfacción de los empleados.

-Menor productividad.


Órdenes de compra


Las solicitudes de órdenes de compra son procesos recurrentes en la mayoría de las organizaciones. El equipo solicitante completa un formulario y lo envía al equipo de compras. La autoridad de aprobación luego examina la solicitud y la rechaza en caso de que la información sea inadecuada o si existen restricciones presupuestarias. Luego se envía de vuelta al equipo solicitante. Si se aprueba, se crea una orden de compra y se envían copias al proveedor, así como al equipo de inventario.


Además, el mapeo de procesos puede proporcionar claridad a todos los empleados y servir también como un recurso de capacitación. La información que obtiene al analizar un proceso automatizado puede mostrarle claramente la brecha entre su proceso tal como es y cómo debería ser idealmente.


Procesos optimizados


Uno de los grandes resultados del sistema de automatización de procesos es la simplificación. Una responsabilidad clara, notificaciones personalizables, información valiosa y tiempos de respuesta más rápidos hacen que sea más fácil eliminar las actividades innecesarias y centrarse en mejorar las tareas que agregan valor.


Conformidad


Con la automatización de procesos de negocio, se registra cada detalle de un proceso en particular. Esta información se puede presentar para demostrar el cumplimiento durante las auditorías.


Estandarización de operaciones


Cuando automatiza un proceso comercial, puede esperar un estándar consistente de resultados. La estandarización ayuda a posicionar a su organización como confiable, lo que a su vez puede ayudar a aumentar su base de clientes.


La satisfacción del cliente


La satisfacción del cliente es un diferenciador clave en cualquier industria. Centrarse en los procesos y la excelencia operativa lo ayuda a superar las expectativas del cliente con facilidad. Cuando cumple con los estándares prometidos, es más probable que los clientes desarrollen una preferencia por su empresa.


¿Qué procesos de negocio debes automatizar?


La automatización de procesos comerciales no se limita a un puñado de funciones. Algunos factores que pueden indicar la necesidad de automatización incluyen:


-Gran volumen de tareas.

-Se requieren varias personas para ejecutar tareas.

-Naturaleza sensible al tiempo.

-Impacto significativo en otros procesos y sistemas.

-Necesidad de cumplimiento y pistas de auditoría.

Sin automatización, podrían surgir los siguientes problemas:


-Aprobación de PO retrasada.

-Productividad impactada.

-Registros incompletos.

-Errores en el PO.

-Errores al recibir los suministros.


La automatización de procesos comerciales puede ayudar a mejorar la rendición de cuentas, la transparencia y permitir el registro preciso de datos, al que pueden acceder las partes interesadas relevantes cuando sea necesario. También retendrá toda la comunicación relacionada con el proceso dentro del flujo de trabajo para que la ejecución sea más fácil y rápida.


¿Por qué debería automatizar los procesos comerciales?


Aquí hay algunas razones convincentes para automatizar sus procesos comerciales.


Paso a la transformación digital


La transformación digital puede parecer una meta abrumadora para las organizaciones que no están en ese camino. La automatización de procesos comerciales puede ser un trampolín para adoptar esa cultura de transformación continua. Puede comenzar con algunos procesos que claramente necesitan una corrección del curso y gradualmente avanzar.


Claridad


La automatización requiere una cierta claridad sobre el proceso en la etapa de diseño. Si no conoce las tareas involucradas y las personas responsables de ejecutar el proceso, no puede diseñar y automatizar el flujo de trabajo con precisión.

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