Los softwares de facturación electrónica mejoran la eficiencia de su negocio


El mundo empresarial cada día es más complejo, las empresas cada día compiten y emplean nuevos métodos para mejorar su productividad, su eficiencia, y en especial, la calidad del servicio o bien ofrecido. Esto también se traduce en la necesidad de de optimizar su ciclo de ingresos.


Existen muchas herramientas tecnológicas que emplean para optimizar los procesos de los negocios, y uno de ellos y con gran auge en la actualidad es la facturación electrónica. Esta automatiza muchos procesos administrativos y fiscales, haciendo así mucho más sencillo los procesos de transacciones comerciales de su negocio, pero por sobre todo, incrementa la eficiencia de sus resultados.


Conoce qué es la factura electrónica


Los procesos contables son una de las llaves angulares de los negocios, por lo que las empresas están constantemente buscando opciones para mejorarlos. Esto tiene especial incidencia actualmente porque las empresas invierten demasiado tiempo en documentación a partir del papel, gastando así tiempo y dinero. No obstante, la facturación electrónica llegó para mejorar la eficiencia administrativa y fiscal de las empresas.


La facturación electrónica es, en términos simples, cuando los compradores y proveedores realizan un intercambio de facturas en formato electrónico a partir de una transacción comercial realizada entre ellos. Todo el sistema se basa en el procesamiento automático de la factura integrado a un ordenador.


Problemas con los procesos contables manuales


Por lo general las personas tienen la percepción de que los procesos manuales son menos costosos y que los programas de facturación electrónica son mucho más costosos por el pago que implican. Sin embargo, el realizar los procesos contables manualmente puede resultar mucho más costosos de lo que usted cree. Conozca por qué:


  • Registro inexacto de datos debido a un error humano.

  • Pérdida de tiempo, dinero y recursos para corregir dichos errores.

  • Tareas repetitivas que impiden que los recursos se inviertan en actividades productivas relacionadas a su negocio.

  • Entradas duplicadas que conducen a pagos duplicados

  • Relaciones tensas con las partes interesadas debido a ineficiencias contables manuales.

  • Archivar grandes cantidades de rastros de papel ( y gastos en el mismo).

  • Actividades fraudulentas.

Beneficios de la facturación electrónica


Está comprobado que la facturación electrónica ofrece muchos beneficios a los negocios, algunos de ellos son: reduce los costos que implica la facturación electrónica manual ya que ahorra todo los materiales que esta requiere; mejora el flujo de caja ya que esta fomenta el pago más rápido de la misma, mayor transparencia en sus procesos contables y financieros (la transparencia no es negociable); mejora el control de inventario con datos de facturas en tiempo real que permite el rastreo más eficiente; aumenta su actividad sostenible ya que reduce la huella de carbono y cuida el ambiente; aumenta su productividad manual (reduce los errores manuales); cumplimiento legal, ya que muchos países exigen la facturación electrónica como un requisito legal a las empresas; almacenamiento digital que le libera del archivo físico de las facturas en papel y le permite un acceso rápido a sus facturas desde donde esté, entre otros.


Gestión de las facturas electrónicas


Una vez conocidos los beneficios, lo ideal es que conozca también la mejor forma de gestionar la facturación electrónica en su negocio para sacar el máximo provecho de la misma:


  • Presentación de cada factura primero al departamento de finanzas y contabilidad, ya que solo este departamento debe enrutar las facturas a través de los canales correctos para las aprobaciones.

  • Comunicar términos, condiciones y plazos de entrega claramente. Los involucrados deben estar en sintonía para no afectar el proceso de envío y recibo de la factura electrónica.

  • El tiempo en el mundo empresarial es oro, así que establezca los plazos cuidadosamente, y hágalo de forma que contemple espacio para problemas y circunstancias imprevistas.

Los negocios que han implementado la facturación electrónica han obtenido muchos beneficios de ella, ya que esta no solo ahorra tiempo, sino que también incrementa el nivel de transparencia, minimiza y casi elimina por completo los errores debido a su automatización y mejora la liquidez. También reduce los costos y se fomenta una mejor relación con sus partes interesadas.






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