¿Qué es una factura electrónica?


La facturación electrónica es el intercambio del documento de factura entre un proveedor y un comprador en un formato electrónico integrado. Tradicionalmente, la facturación, como cualquier proceso basado en papel, es intensiva manualmente y es propensa a errores humanos, lo que resulta en mayores costos y ciclos de vida de procesamiento para las empresas.


La facturación electrónica es una práctica común y ha sido parte de las transacciones de intercambio electrónico de datos durante muchos años. La cuestión del cumplimiento parece haber separado la facturación electrónica de la tradicional. Quizás, sorprendentemente, muchos líderes financieros desconocen que su empresa ya está enviando / recibiendo facturas electrónicas.


La verdadera definición de una factura electrónica es que debe contener datos del proveedor en un formato que pueda ingresarse en el sistema de cuenta por pagar del comprador.


Como esto permite que se empleen varios formatos, es útil aplicar las siguientes pautas:


-Una factura electrónica.

-Datos de factura estructurados emitidos en formatos de intercambio electrónico de datos (EDI) o XML.

-Datos estructurados de facturas emitidos utilizando formularios web estándar basados ​​en Internet.


No es una verdadera factura electrónica


-Datos de factura no estructurados emitidos en formatos PDF o Word.

-Facturas en papel enviadas por fax.

-Facturas de papel escaneadas.


Si bien se pueden lograr ahorros significativos en costos y tiempo al eliminar el procesamiento manual y en papel de su facturación, los beneficios reales de la facturación electrónica vienen con el nivel de integración entre usted y sus socios comerciales y entre su software de facturación y otros sistemas comerciales.


Tipos de facturación electrónica


Facturación electrónica sin cumplimiento


El proceso para la facturación electrónica sin cumplimiento es el siguiente:


-El comprador y el proveedor acuerdan el formato que tomará la factura electrónica y los datos que se incluirán.

-Los datos se estructurarán correctamente (X12, Edifact, XML) utilizando tecnología como EDI o formularios web simples para facturación web.

-El proveedor crea y envía una factura electrónica directamente desde su sistema de cuentas por cobrar (AR) o mediante un formulario basado en la web.

-El comprador recibe la factura electrónica en un formato listo para ser procesado por el sistema de Cuentas por Pagar (AP).


En este caso, la factura electrónica se ajusta solo a los formatos de datos establecidos por los socios comerciales. No tiene en cuenta las obligaciones reglamentarias de los países en los que se emite o se recibe la factura electrónica.


Facturación electrónica con cumplimiento


El proceso de facturación electrónica con cumplimiento es muy similar al proceso anterior, excepto por:


-El formato de los datos de la factura electrónica está determinado por la legislación y las regulaciones de los territorios en los que ambas partes comercian.

-Las facturas electrónicas se adhieren a las pautas especificadas por el gobierno para la validación, seguridad, no repudio y archivo de contenido de facturas electrónicas

-Las facturas están fácilmente disponibles para fines de auditoría e IVA.

-El papel se elimina completamente del proceso.


Tiene sentido que una organización adopte este enfoque, ya que facilitará sus obligaciones de IVA. Sin embargo, no hay regulaciones estándar que rijan la facturación electrónica. En cambio, existen enfoques muy variados y específicos de cada país, que van desde la prohibición completa hasta casi ninguna restricción, que cualquier empresa que opere internacionalmente tendrá que comprender y adaptarse.

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